Tugas Kampus: Manajemen dan Organisasi

MANAJEMEN

Pengertian dan Peranan Manajemen

Pengertian manajemen

Dalam mengartikan dan mendefinisikan manajemen ada berbagai ragam, ada yang mengartikan dengan ketatalaksanaan, manajemen, manajemen pengurusan dan lain se- bagainya. Bila dilihat dari literatur-literatur yang ada, pengertian manajemen dapat dilihat dari tiga pengertian:
1. manajemen sebagai suatu proses.
2. manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia
3. manajemen sebagai ilmu (science) dan sebagai seni (art).

Manajemen sebagai suatu proses, melihat bagaimana cara orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Pengertian manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat dari pengertian menurut :

1. Encylopedia of The Social Science, yaitu suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi.

2. Haiman, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain, mengawasi usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan.

3. Gerry R. Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan melalui kegiatan orang lain.

Manajemen suatu kolektivitas yaitu merupakan suatu kumpulan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Kolektivitas atau kumpulan orang-orang inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau berjalannya aktivitas manajemen disebut manajer.

Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni, melihat bagaimana aktivitas manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari manajemen. Pengertian manajemen sebagai suatu ilmu dan seni dari :

1. Chaster I Bernard dalam bukunya yang berjudul JTAe^Bnctíon of the Executive, bahwa manajemen yaitu seni dan ilmu, juga Henry Fajol, Alfin Brown Harold, Koontz Cyril O’donnel dan GerQge K Terry.

2. Marry Parker FoUett menyatakan bahwa manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

Dari devinisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan, pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Peranan Manajemen

Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer :

a. Peran Interpersonal

Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;- Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan

Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul
Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.

b. Peran Informasi

Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;

Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.
Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.
Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar

c. Peran Pengambil Keputusan

Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;

Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.
Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.
Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.

Latar Belakang Sejarah Manajemen

Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang—tanpa memedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu—yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.

Piramida di Mesir. Pembangunan piramida ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya.

Praktik-praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia, Italia, yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan di sana. Penduduk Venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang lazim terjadi di organisasi modern saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata Venesia, kapal perang diluncurkan sepanjang kanal dan pada tiap-tiap perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini mirip dengan model lini perakitan (assembly line) yang dikembangkan oleh Hanry Ford untuk merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan tersebut, orang Venesia memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya.

Daniel Wren membagi evolusi pemikiran manajemen dalam empat fase, yaitu pemikiran awal, era manajemen sains, era manusia sosial, dan era modern.

Fungsi dan Proses Manajemen

Fungsi Manajemen

Fungsi Manajemen adalah Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.

Sedangkan menurut Henry Fayol terdapat lima fungsi manajemen, meliputi :
(1) Planning (perencanaan)
(2) Organizing (pengorganisasian)
(3) Directin (pengarahan)
(4) Coordinating (pengkoordinasian) dan
(5) Controlling (pengawasan).

1. Planning

Perencanaan adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

2. Organizing

Pengorganisasian atau organizing. Pengorganisasian dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

3. Directing

Pengarahan atau directing adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).

4. Coordinating

Koordinasi didefinisikan sebagai proses pengintegrasian ( penyatuan ) tujuan dan kegiatan perusahaan pada satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawan, sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

5. Controlling

Controlling didefinisikan sebagai proses pengawasan dan pengendalian performa perusahaan untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan, kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin besar.

Proses Manajemen

Adalah kegiatan merencanakan, mengorganisir, mengarahkan dan mengendalikan. Dalam praktiknya, proses ini tidak harus dilakukan secara berurutan(sequential)yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Fungsi-fungsi tersebut dapat dijalankan berlompat atau dijalankan secara bersamaan(simultan).

Ciri-ciri Manajer Profesional

Dalam konteks SDM, manajemen profesional adalah pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut dalam pengembangan mutu SDM secara profesional. Lawannya adalah manajemen amatiran yang ciri-cirinya bertentangan dengan ciri-ciri manajemen profesional.

Ciri-ciri manajemen profesional dalam pengembangan mutu SDM dapat dilihat dari sisi operasional dan manajerial yakni:

Berbudaya korporat: transparansi, independensi, responsif, akuntabilitas, dan kejujuran.
Dukungan manajemen puncak.
Bermanfaat untuk kepentingan internal dan juga eksternal organisasi.
Berorientasi ke masa depan dengan pendekatan holistik.
Berdimensi jangka panjang dan bersinambung.
Sistem nilai-prinsip efisiensi dan efektivitas.

Dilakukan secara terencana/terprogram.
Dilakukan oleh pelaku dan tentunya pimpinan unit yang memiliki:

a. kompetensi atau keakhlian dan pengalaman panjang di bidangnya.

b. sifat haus pada tantangan-tantangan.

c. sikap dan ketrampilan inovatif, kreatif, inisiatif dan efisien.

d. integritas tinggi,

e. sifat menghargai profesi lain,

f. sifat yang selalu siap menghadapi setiap resiko,

g. bertanggungjawab atas setiap kata dan perbuatannya.

Penggunaan teknologi tepatguna.
Kepemimpinan dalam membangun komitmen.
Partisipasi aktif semua anggota.
Kerjasama Tim.
Pemberian penghargaan pada tiap karyawan yang berprestasi (kompensasi termasuk peluang pendidikan-pelatihan lanjutan dan promosi karir).
Persuasi pada karyawan yang kurang berprestasi untuk menjadi yang terbaik melalui konsultasi-bimbingan dan pendidikan-pelatihan

Keterampilan manajemen yang dibutuhkan

Seperti tiap orang yang ingin karirnya maju, masa depan karir Anda juga ditentukan oleh keterampilan yang Anda miliki dan dapat Anda “jual” pada perusahaan. Dan para pencari kerja dengan keterampilan yang diinginkan perusahaan pencari kerja itulah, yang akan lebih cepat mendapatkan pekerjaan.

Sebenarnya, Anda dapat meningkatkan keterampilan yang Anda miliki, tentu saja tergantung dengan minat, kemampuan, bakat, kecukupan dana dan kesesuaian target karir. Tetapi, mengingat ketidakpastian ekonomi seperti sekarang maupun masa mendatang, maka lebih baik Anda mengutamakan untuk memiliki keterampilan yang berguna untuk peningkatan karir Anda dalam waktu dekat. Berikut ini adalah 8 keterampilan yang paling dicari saat ini, yang telah di rangkum dari berbagai sumber.

1. Keterampilan bahasa asing

2. Keterampilan teknis tentang mesin

3. Keterampilan dalam mengelola sumber daya manusia

4. Keterampilan di bidang pemrograman computer

5. Keterampilan mengajar

ORGANISASI

Definisi Organisasi

Secara sederhana, organisasi bisa diartikan sebagai suatu alat atau wadah kerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan pola tertentu yang perwujudannya memiliki kekayaan baik fisik maupun non fisik. Sehingga bisa dimungkinkan terjadinya suatu konflik dalam sebuah organisasi yang dikarenakan oleh adanya ketidakselarasan tujuan, perbedaan interpretasi fakta, ketidaksepahaman yang disebabkan oleh ekspektasi perilaku dan sebagainya. Berikut ini adalah pengertian dan definisi organisasi menurut beberapa ahli :
# ROSENZWEIG
Organisasi dapat dipandang sebagai :

Sistem sosial, yaitu orang-orang dalam kelompok
Integrasi atau kesatuan dari aktivitas-aktivitas orang-orang yang bekerja sama
Orang-orang yang berorientasi atau berpedoman pada tujuan bersama

# MATTHIAS AROEF
Suatu organisasi terjadi apabila sekelompok orang bekerja bersama sama untuk mencapai tujuannya.
# PFIFFNER dan SHERWOOD
Organisasi sebagai suatu pola dari cara-cara dalam mana sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu muka, secara intim dan terkait dalam suatu tugas yang bersifat kompleks, berhubungan satu dengan yang lainnya secara sadar, menetapkan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula secara sistematis
# BAKKE
Organisasi merupakan sebuah sistem yang kontinue dari penggunaan, pemindahan aktivitas-aktivitas manusia yang dibebankan dan dikoordinasikan, sehingga membentuk suatu kumpulan tertentu yang terdiri dari manusia, material, kapital, gagasan, dan sumber daya alam ke dalam suatu keseluruhan pemecahan persoalan
# ALLEN
Organisasi adalah suatu proses identifikasi dan pembentukan serta pengelompokan kerja, mendefinisikan dan mendelegasikan wewenang maupun tanggung jawab dan menetapkan hubungan - hubungan dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang bekerjasama secara efektif dalam menuju tujuan yang ditetapkan.

Pentingnya Mengenal Organisasi

Semakin ketat persaingan didalam dunia Global ini sangat penting bagi kita untuk mengenal yang namanya organisasi, pada dasarnya organisasi itu ditandai dengan adanya sharing atau yang biasa dibilang saling bertukar pikiran demi tercapainya suatu tujuan. Dengan sharing ini kita dapat mengenal dan memahami tiap individu didalam kelompok sehingga kita dapat membagi tanggung jawab anggota didalam sebuah organisasi.

Bentuk-bentuk Organisasi

1. Bentuk Organisasi Garis

Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.

Kelebihannya :

Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.
Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.
Rasa solidaritas diantara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.

Kelemahannya :

Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.
Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2. Bentuk Organisasi Fungsional

Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.

Kelebihannya :

Pembidangan tugas-tugas jelas.
Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
Digunakannya tenaga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.

Kelemahannya :

Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.
Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.

3. Bentuk Organisasi Garis dan Staff

Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.

Kelebihannya :

Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.
Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.
Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.

Kelemahannya :

Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun.
Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.

4. Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff

Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.

Prinsip-prinsip Organisasi

Agar organisasi berjalan baik, di perlukan pedoman atau prinsip dalam melaksanakan kegiatanya.prinsip-prinsip organisasi adalah :

1. Perumusan tujuan dengan jelas.Bila akan melakukan suatu aktivitas, pertama-tama harus dijelaskan dulu tujuannya.Bagi suatu organisasi,tujuan aktivitas itu akan berperan sebagai berikut:

pedoman kearah mana organisasi itu akan dibawa.
landasan bagi organisasi bersangkutan.
menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan.
menentukan serangkaian program, prosedur ,koordinasi, integrasi, simplifikasi, dan mekanisasi.

2. Pembagian tugas dalam suatu organisasi , pembagian tugas merupakan suatu keharusan mutlak untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pekerjaan. Pembagian tugas akan menghasilkan departemen-departemen dan deskripsi tugas (job description) )masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi.

3. Delagasi kekuasaan, salah satu prinsip pokok dalam setiap organisasi adalah delagasi kekuasaan. Kepada setiap karyawan yang menduduki jabatan tertentu harus di delegasikan kekuasaan, atau wewenang yang diperlukan agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya.wewenang atau kekuasaan itu mempunyai aspek pengambilan keputusan , penggunaan peralatan , dan lain sebagainya.

4. Rentangan kekuasaan adalah berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang pemimpin, agar dia mampu memimpin , membimbing , dan mengawasi secara efektif.

5. Tingkat tingkat pengawasan, hendaknya diusahakan sesedikit mungkin harus diusahakan agar organisasi sesederhana mungkin.Selain memudahkan komunikasi , juga agar ada motivasi bagi setiap orang dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi pada struktur organisasinya.

6. kesatuan perintah dan tanggung jawab.Menurut prinsip ini, seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan yang memberinya perintah dan menerima pertanggung jawaban terhadap pelaksanaan tugasnya.

7. Koordinasi adanya pembagian tugas dan bagian bagian serta unit-unit terkecil di dalam organisasi, cenderung menimbulkan kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Sebab Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi

Sebab keberhasilan organisasi :

Kesatuan pimpinan dan perintah.
Solidaritas yang tinggi.
Pengambilan keputusan yang bijak dan cepat.
Segala sesuatu yang berkaitan dengan masa depan suatu organisasi harus di musyawarahkan.
Menjunjung tinggi nilai tanggung jawab dan disiplin.
Kerja sama yang baik.

Sebab kegagalan organisasi :